Como organizar um evento em 5 passos

organizar um evento

Organizar um evento e torná-lo num verdadeiro e inesquecível momento é o desejo de todos que trabalham com planejamento de uma celebração. Mas para conseguir realizar esse sonho, é preciso conhecimento, etapas e detalhes a serem conferidos.

Pensando nisso, a Ferbak Decor separou para você neste artigo um passo a passo que vai do planejamento à execução, para você compreender todas as fases na hora de organizar um evento.

Siga a leitura conosco e confira como adquirir bons resultados para o seu negócio.

Passo a passo de como organizar um evento

1. Definição do tema

Esse será o seu grande guia na hora de organizar um evento, pois essa é a hora de iniciar o seu planejamento estratégico. Isto é, tenha suas metas definidas a partir dessa escolha para que haja objetividade em cada parte do processo.

A depender do evento, reflita sobre o segmento de atuação para revelar o assunto de maneira interessante para o público. Feito isso, pesquise sobre o que já foi feito inspirado na temática, para que possa trazer o seu diferencial e aprender o que funcionou ou não com essas outras propostas.

2. Pense na infraestrutura necessária para organizar um evento

Com todas as metas e segmentos de atuação bem definidos, é hora de pensar qual a melhor infraestrutura indicada e viável, financeiramente, para o evento. 

Aqui é hora de definir a quantidade de convidados, número de cadeiras, recursos tecnológicos que serão utilizados e todo o suporte necessário para que um evento aconteça, incluindo fornecedores e orçamento.

3. Defina o orçamento

O orçamento é parte essencial na hora de organizar um evento porque todos os planos e tarefas acabam sendo envolvidos na planilha orçamentária. Afinal, por mais simples que seja, todo o evento implica em um custo. 

A partir dessa definição, você poderá fechar todos os contratos necessários, seja com o local, fornecedores, organizadores e tudo mais que for preciso para sua realização. 

Se é um evento corporativo, o mais comum é que sejam cobrados ingressos na entrada para ter o dinheiro necessário para fazer e acontecer, gerando até mesmo alguns lucros, a depender do tamanho da festa. 

Já no caso de um casamento ou aniversário, por exemplo, o mais comum é que o casal vá juntando e se planejando desde antes para não sofrer nenhum impacto financeiro alto. 

4. Cronograma do evento

Na hora de organizar um evento, para que tudo saia dentro do planejado, uma sugestão interessante é ter um cronograma detalhado com todas as tarefas do evento

Nele você pode colocar a data, o horário estabelecido de início, quando será servido alimentação, horário de bandas, as pessoas que vão falar, o tempo disponível para cada uma delas, entre outros. 

Assim, você evita erros de execução e riscos desnecessários, garantindo uma maior organização, o que gera resultados mais positivos

5. Escolha fornecedores confiáveis

Como já falamos por aqui anteriormente, nada melhor do que garantir uma boa lista de contatos para firmar parcerias que atendam às suas necessidades

Muitas vezes criamos a ilusão de que conseguiremos dar conta de tudo sozinho, no entanto, essa é praticamente uma missão impossível.

Com um time de colaboradores você conseguirá delegar as atividades e focar em outros pontos que só você pode fazer, produzindo, inclusive, um evento de maior qualidade.

Dica bônus: checklist

Que tal uma checklist para te ajudar na hora de organizar um evento? Confira abaixo a que preparamos para você:

  • Nome e finalidade do evento
  • Defina a data
  • Orçamento estimado
  • Escolha do local
  • Público e/ou convidados estimados para o evento
  • Objetivos definidos para realização da estratégia
  • Passo a passo das atividades a serem desenvolvidas
  • Lista com os fornecedores
  • Prazo estimado para cada etapa
  • Atualização do status de cada atividade
  • Lista de pagamentos
  • Checagem de todos os equipamentos e recursos
  • Monitoramento dos resultados

Como você pôde perceber, são muitas etapas que precisam de atenção e por isso mesmo, conte com toda ajuda que puder na hora de realizar o seu. O que achou das nossas dicas para organizar um evento? 

A Ferbak Decor trabalha com locação de móveis e possui os melhores equipamentos, cuidando sempre para uma entrega e atendimento impecáveis.

Por isso, saiba que pode contar conosco para a realização do seu evento. Entre em contato agora mesmo e receba mais informações.